– เมื่อได้รับข้อร้องเรียน รายงานการกระทำที่ต้องห้าม บริษัทจะพิจารณาและดำเนินการตามความเหมาะสม โดยบริษัทจะใช้มาตรการที่เหมาะสม เพื่อรักษาความลับและความเป็นส่วนตัวของบุคคลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องในการสืบสวน อย่างไรก็ตาม บริษัทไม่สามารถรับประกันการรักษาความลับที่สมบูรณ์แบบได้ เนื่องจากกระบวนการสอบสวนอาจกำหนดให้บริษัทต้องติดต่อบุคคลผู้อาจมีส่วนร่วมในการดำเนินการที่ต้องห้ามนั้น ตลอดจนพยานผู้รู้เห็นการกระทำดังกล่าว ในกรณีที่สรุปว่า การละเมิดนโยบายนี้ได้เกิดขึ้น พนักงานผู้นั้นจะได้รับโทษทางวินัยจนถึงขั้นสูงสุดและรวมถึงการเลิกจ้าง ซึ่งเป็นไปตามขั้นตอนการสืบหาข้อเท็จจริงด้านล่างนี้

– หน่วยงานรับข้อร้องเรียน (สำนักกรรมการผู้จัดการ/เลขานุการบริษัท) เป็นผู้รับผิดชอบประสานงาน “ผู้ประสานงาน”

– ขั้นตอนการรับข้อร้องเรียนและสืบหาข้อเท็จจริง

• รวบรวมข้อเท็จจริง

  ผู้รับข้อร้องเรียนจะรวบรวมข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่ร้องเรียนเข้ามา และส่งมอบข้อมูลทั้งหมดให้แก่ผู้ประสานงาน ภายใน 3 วันทำการนับแต่ที่ได้รับข้อร้องเรียน

• ประมวลผลและกลั่นกรองข้อมูล

  ผู้ประสานงานพิจารณาข้อมูล เพื่อประเมินเรื่องที่ร้องเรียนเข้ามา

• คัดเลือกและแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวน เพื่อสืบหาข้อเท็จจริง

  ผู้ประสานงานพิจารณาสรรหากรรมการที่มีคุณสมบัติเหมาะสมทำหน้าที่คณะกรรมการสอบสวนเป็นคราวๆ ไป อาทิเช่น
  – กรณีพนักงานกระทำฝ่าฝืนกฎหมายหรือข้อบังคับของบริษัท ควรมีหัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคลร่วมเป็นกรรมการสอบสวน
  – กรณีหัวหน้าฝ่ายตรวจสอบ เป็นผู้ถูกร้องเรียน ขอให้นำเสนอคณะกรรมการตรวจสอบ เพื่อพิจารณาและแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวนที่เหมาะสม
  – กรณีกรรมการบริหาร กรรมการบริษัท กรรมการตรวจสอบ หรือกรรมการธรรมาภิบาล สรรหา และพิจารณาค่าตอบแทน เป็นผู้ถูกร้องเรียน ขอให้นำเสนอคณะกรรมการบริษัท เพื่อพิจารณาและแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวนที่เหมาะสม

  ทั้งนี้ กรรมการสอบสวนเรื่องร้องเรียนจะต้องไม่มีส่วนได้เสียกับเรื่องร้องเรียนดังกล่าว

  คณะกรรมการสอบสวน เป็นผู้รับผิดชอบพิจารณาสืบหาข้อเท็จจริง และสรุปผลการพิจารณาแนวทางการแก้ไข มาตรการดำเนินการเพื่อชดเชยให้แก่ผู้เสียหาย และอนุมัติบทลงโทษ โดยให้ดำเนินการแล้วเสร็จภายใน 90 วันทำการ นับแต่วันแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสวน

  ยกเว้น กรณีตัดสินผลสรุปและบทลงโทษของ 1) หัวหน้าฝ่ายตรวจสอบ ขอให้นำเสนอต่อคณะกรรมการตรวจสอบเป็นผู้พิจารณาและอนุมัติ 2) กรรมการบริหาร กรรมการบริษัท กรรมการตรวจสอบ หรือกรรมการธรรมาภิบาล สรรหาและพิจารณาค่าตอบแทน ขอให้นำเสนอต่อคณะกรรมการบริษัทเป็นผู้พิจารณาและอนุมัติ

• รายงานผลให้ผู้ร้องเรียนทราบ

  ผู้รับข้อร้องเรียน มีหน้าที่รายงานผลสรุปให้พนักงานผู้ร้องเรียนทราบ หากพนักงานผู้ร้องเรียนเปิดเผยตนเอง ภายใน 7 วันทำการ นับแต่วันที่ทราบผลสรุปจาก ผู้ประสานงานหรือคณะกรรมการสอบสวน ทั้งนี้ ในกรณีที่เป็นเรื่องสำคัญ ให้รายงานผลต่อผู้บริหารระดับสูงสุดของบริษัท และ/หรือคณะกรรมการตรวจสอบ และ/หรือคณะกรรมการบริษัท แล้วแต่กรณี